Digitala hybrida möten på Gotland

Idag möts vi mer än någonsin. Under pandemin ses vi både digitalt och fysiskt – hybrida digitala möten är här för att stanna. Och precis som när Sverige håller i Eurovision så är digitala hybrida möten bäst från Sverige. Vi kan tekniken, vi kan språken, vi kan filma, sända och planera i världsklass i vårt avlånga land. Från norr till söder har mötesnäringen i Sverige tagit sig an den möjlighet som den digitala utvecklingen medför. Digitala hybrida möten är hållbara, demokratiska och effektiva.

Fem destinationer har gått samman i ett unikt samarbete; Umeå, Västerås, Jönköping, Malmö och Gotland samarbetar för att ge dig möjligheten att skapa digitala hybrida möten nationellt. Vi kopplar ihop dessa destinationer till ett enda stort möte. Åk till din närmaste destination och delta på det digitala hybrida mötet.

Du får en kontakt till hela mötet som äger rum på fem olika platser. Alla Convention Bureaus i samarbetet är beredda på att ta hand om din förfrågan gällande just ditt möte. Ta kontakt med din närmaste destination i samarbetet så hjälper vi dig vidare i denna djungel av möjligheter som digitala hybrida möten ter sig som just nu. Vi vet vem som kan tekniken, vem som kan filma och sända, planera och leda. Och vi vet hur man tar betalt för ett digitalt hybridmöte.

Tips på hur du arrangerar ditt digitala eller digitala hybrida möte

Vad är fakta som kan skickas ut innan?

Har du envägskommunikation, information eller fakta som du vill att deltagarna ska få med sig från mötet – skicka det innan så att deltagarna har fått till sig det innan mötet startar.
Det digitala mötet passar människan bäst om det är kortare, koncist och interaktivt. Ta till sig information som kan läsas eller tittas på egen hand är mer givande om det kan göras efter egen planering i anslutning till mötet.
Överkurs: Ha en plattform med frågor och information på som deltagarna ska svara på innan mötet börjar = du vet att din information gått fram. Tex. Google docs, Howspace, Murial, mentimeter

Bensträckare

Lägg in bensträckare. Korta pauser mellan talare eller annan aktivitet.
Överkurs: Gärna lägga in pausmusik eller ett youtubeklipp med pausgympa med Susanne Lanefeldt från 80 talet. Bryt av.

Vett och etikett

Viktigt att klargöra ”regler” innan mötet. Tex: mickar av om du inte pratar och kamera på. Presentera vem som leder och fördelar ordet. Presentera alla med namn och titel så att ingen behöver sitta och undra vem som är där eller vem som pratar. Berätta hur ni ska använda chatten – ge utrymme i mötet för frågor i chatten. Kontaktuppgifter till någon som är support – så att inte dom deltagare som är på mötet behöver distraheras av dom som av någon anledning inte kommer in på mötet.
Överkurs: Bestäm tydliga tider för chatten. Annars kan chatten bli ett eget möte – det stjäl fokus från föredragshållare och blir lite som att skicka lappar till varandra i ett klassrum.

Var två

En person fördelar ordet och leder mötet framåt. Håller i den röda tråden. En person delar sin skärm och håller koll på chatten, antecknar och håller koll på klockan.
Överkurs: Våga överge planeringen om det uppstår en spontan kreativ diskussion som leder mötet framåt. Och å andra sidan – våga avbryta deltagare som spårar iväg från ämnet och drar ut på tiden i sitt anförande.

Interaktivitet

Experter säger att var 10:e minut behöver deltagarna på något vis delta interaktivt för att inte tappa fokus. Med tumme upp, eller frågor, återkoppling, kommentarer i chatten tex.
Överkurs: När ni nu samlat en grupp människor – passa på att mäta och fråga frågor i tex mentimeter som ni behöver svar på i ert arbete. Snabbutvärderingar, mätningar, konkreta svar.

Teknikmöte

För alla er som håller i mötet – genrepa all teknik, alla presentationer, all musik, break-out sessions och allt förinspelat material i god tid innan mötet ska genomföras.